Fordele ved at digitalisere arkivet

​Der er mange fordele ved at påbegynde scanning af et arkiv, tit kan disse fordele dog være uklare. Når man står overfor et stort engangsbeløb, som man skal kunne forsvare i sin business case, så er det vigtigt, at argumenterne er på plads. Nedenstående er eksempler på de fordele, som din organisation kan opnå ved at digitalisere jeres nuværende papirarkiver og overgå til en elektronisk løsning.

Højere effektivitet

Der er mindre spildtid forbundet med sagsbehandling og fremskaffelse af sager, da hele arkivet er tilgængeligt fra brugerens arbejdsplads. Et digitalt arkiv ændrer sig ikke ved brug og kræver derfor ikke løbende medarbejderressourcer til vedligeholdelse. Med et offentligt digitalarkiv kan borgere selv indhente de dokumenter, de har brug for, uden at skulle kontakte og dermed bruge tid i afdelingen.

Mindre forbrug

Udover kostbar tid vil der være væsentlige besparelser på papirforbruget. Arkivet vil ikke længere vokse papirmæssigt, ligesom ressourceforbruget (tid + papir) forbundet med kopiering og udlevering af arkivets sager på anfordring vil blive markant mindre. Det digitale arkiv kræver ikke fysisk lagerplads. Det er således pladsbesparende og lægger ikke beslag på kostbare bygningsarealer.

​Lettere og bedre vedligeholdelse

Medarbejdere er uafhængige af arkivets placering, da det er tilgængeligt overalt og for alle på samme tidspunkt uden, at noget bliver ændret eller flyttet. Man undgår huller i arkivet som følge af brug eller tabte/forlagte sager, og effektiviteten øges markant i forhold til anvendelse af det fysiske arkiv.

Nye indsigter/muligheder

Arkivet er åbent døgnet rundt – også i weekender og på helligdage. Med et digitalt arkivsystem får man værktøjer, der gør det muligt at bruge arkivet på nye måder. Herunder bl.a. historikken, da indeksering og opdatering af filer konstant ajourføres således, at det er muligt at følge trafikken og udføre analyser af arkivets brug.

Ved hjælp af metadata er det let at søge på tværs af arkivet og skabe sig et hurtigt overblik. OCR (tekstgenkendelse) gør det muligt at søge på tværs af arkivet på specifikke søgeord efter relevans. Samarbejdet effektiviseret, idet alle parter har direkte adgang til arkivet, når man har behov for det. 

Contact Dansk Scanning​

 
 
 
Nogle felter er ikke udfyldt korrekt

​Digitization process

Logistics

Preperation

Scanning​

Finishing​

Upload to online archives​

Return, storage or destruction​

Company information

Dansk Scanning A/S

CVR: 20373490​

Address

Skagerrakvej 16

Esbjerg N - Denmark

Contact

Newsletter

You can subscribe the newsletter

by clicking here.