Fordeler med at digitalisering av arkiv

​Det er mange fordeler med å begynne å skanne  et arkiv, ofte er disse fordelene imidlertid uklart. Når møtt med  et stort engangsbeløp, må man være i stand til å forsvare sin business case, så det er viktig, at argumentene er på plass. Følgende er eksempler på de fordelene som din organisasjon kan opnå ved at digitalisere dine eksisterende papir arkiver og overføres til en elektronisk løsning.

Høyere effektivitet

Der er mindre bortkastet tid forbundet med behandling og gjenfinning av saker, som hele arkivet er tilgjengelig fra brukerens arbeidsstasjon. Et digitalt arkiv endrer seg ikke under bruk og krever ikke løpende personalressurser for vedlikehold. Med en offentlig digitalt arkiv, kann innbyggerne få tak i de dokumentene de trenger, uten å måtte kontakte og dermed tilbringe tid i avdelingen.

Mindre forbruk

Foruten dyrebar tid vil det være betydelige besparelser i papirforbruket. Arkivet vil ikke lenger vokse i form av papir, som forbruk av ressurser (tid + papir)  av kopiering og levering av arkivsaker på etterspørselen vil avta betydeligt. Det digitale arkivet krever ikke fysisk lagringsplass. Det er således kompakt og har ikke avlede verdifull plass.

Enklere og bedre vedlikehold

Ansatte er uavhengig av arkivets plassering som det er tilgjengelig overalt og til alle på samme tid uten at noe blir endret eller flyttet. Det unngår hull i arkivene som følge av bruk eller mistet/forlagt tilfeller, og dens effektivitet forbedres betrakteligt i forhold til bruk av det fysiske arkivet.

Nye innsikt/muligheter

Arkivet er åpent døgnet rundt – også i helgene og på helligdager. Med et digitalt arkiv system får du verktøy, som gjør det mulig å bruke arkivet på nye måter. Inkludert historie som indekser og oppdatering av filer blir kontinuerlig oppdatert slik at det er mulig å overvåke trafikken og utføre analyse av arkivets bruk.

Ved hjælp av metadata gjør det enkelt å søke på tvers av arkiver og få en rask oversikt. OCR (tekstgjenkjenning) gjør det mulig å søke i arkivene på bestemte søkeord for relevans. Samarbeid strømlinjeformet, som alle parter har direkte tilgang til arkivet når du trenger dem. 

Kontakt Dansk Scanning​

 
 
 
Nogle felter er ikke udfyldt korrekt

​Skannesprocessen

Logistik​k

Forberedelse

Skanne

Etterbehandling​

Laste til Elektronisk arkiv​

Restitusjon, lagring eller destruksjon​

Selskapsinformatjon

Dansk Scanning A/S

CVR: 20373490​

Adresse

Skagerrakvej 16

DK-Esbjerg N

Kontaktinformatjon

Nyhetsbrev

Du kan abonere på nyhetsbrevet

ved å  klikke her.